Rimborsi Click in quindici minuti

Visure camerali, marche da bollo, diritti di segreteria, pratiche SUAP. Ogni giorno lo studio paga di tasca propria tante piccole spese per conto dei clienti: le anticipazioni. Prese una per una sono pochi euro.

Ma sono tante, arrivano da canali diversi, e le ricevute finiscono tra email, scrivanie e cassetti. Quando arriva il momento della fattura, qualcuna si perde per strada. E quei soldi non tornano più.

Ogni spesa dimenticata sono soldi dello studio che non tornano indietro. E poi c'è il tempo: cercare le ricevute, ricopiare gli importi, preparare il conto per il cliente, controllare chi ha pagato. È un lavoro che nessuno vede, ma che si ripete ogni mese.

E spesso una spesa dimenticata salta fuori quando è ormai tardi per chiederla. Rimborsi Click nasce per risolvere proprio questo problema. Registra ogni spesa anticipata, la collega al cliente e alla sua ricevuta, e ti accompagna fino alla fattura.

Perché ogni euro anticipato torni a casa.

Prima di vederlo all'opera, vediamo com'è fatto. Rimborsi Click si installa su un computer dello studio, che fa da server. Gli altri PC lo usano dal browser, senza installare niente.

L'archivio e le ricevute restano in studio, con il backup automatico. Solo le funzioni di intelligenza artificiale, come la lettura delle ricevute, si collegano a un servizio esterno. E chi preferisce, può spegnerle.

Rimborsi Click è assistito dall'intelligenza artificiale. Legge le ricevute e i documenti, e compila i campi al posto tuo. Ti propone le operazioni, e ogni proposta dice il suo perché: niente viene salvato finché non confermi.

Se manca qualcosa, te lo dice prima. Puoi farle domande con parole tue. E lavora sempre con le regole di privacy dello studio e del piano scelto.

Ogni spesa fa sempre lo stesso percorso, in cinque passi. Lo studio paga. La spesa si registra, con la sua ricevuta.

Aspetta nella pagina Da fatturare. Va in fattura, con il file XML e il PDF delle ricevute. E quando il cliente paga, la spesa è recuperata.

Vediamo i passi uno per uno.

Si entra con il proprio nome utente e la password, da qualsiasi PC dello studio. La prima pagina è la Dashboard: quanto lo studio deve ancora recuperare, gli avvisi, e i clienti a cui conviene fare la fattura. Si parte dai clienti.

Se li hai già in un foglio Excel, o li esporti dal tuo gestionale, li importi in un colpo solo. LIA riconosce le colonne, i doppioni e le righe incomplete vengono segnalati, e tu controlli tutto prima di importare. Ogni cliente ha la sua scheda, con i dati per la fattura.

Lo ritrovi scrivendo una parte del nome, il codice fiscale o la partita IVA, anche con qualche errore di battitura. Per la lettera d'incarico, Rimborsi Click ti prepara due testi: il mandato a pagare le spese per conto del cliente, e l'informativa sull'uso dell'intelligenza artificiale. Li copi con un clic, e nella scheda di ogni cliente segni quando li ha ricevuti.

Sotto ogni testo vedi a chi mancano ancora. Le spese più frequenti sono già pronte nel listino: visure, marche da bollo, diritti camerali, depositi di bilancio. Ogni voce sa quanto costa e come si riaddebita al cliente: di solito come anticipazione, esclusa da IVA.

E quando una tariffa cambia, aggiorni il prezzo da una certa data: le spese già registrate restano com'erano.

Registrare una spesa è semplice. Scrivi una parte del nome del cliente, e Rimborsi Click lo trova mentre digiti. Scegli la voce dal listino: importo e IVA si compilano da soli.

Tre marche da bollo? Indichi la quantità, e il totale è già fatto. Salvi, ed è registrata.

Hai la ricevuta in PDF o in foto? Trascinala nella pagina. Con il piano Plus, l'intelligenza artificiale la legge: riconosce data, importo, causale e numero di pratica, e compila i campi al posto tuo.

A te resta solo un controllo. La ricevuta viene archiviata in automatico nella cartella del cliente. E se la ricevuta è intestata a qualcuno che non è ancora tra i clienti?

LIA te lo dice, e ti propone il nuovo cliente con nome, partita IVA e indirizzo letti dalla ricevuta. Controlli, e premi Crea il cliente e usalo. Quello che manca per la fattura elettronica, come la PEC, lo completi dalla scheda del cliente: i dati vengono cercati sul web, con le pagine da cui arrivano, e scegli tu quali usare.

Così il cliente nuovo è pronto anche per la fattura elettronica. Torni in studio con una pila di ricevute? Con Carica più ricevute, sempre nel piano Plus, le trascini tutte insieme.

Ognuna diventa una spesa: Rimborsi Click legge cliente, spesa e importo, e ti segnala quelle da sistemare. Controlli, premi Registra tutte le pronte, e hai finito. Hai la ricevuta di carta in mano?

Il telefono fa da scanner. Dalla spesa aperta sul PC premi Scatta col telefono e inquadri il codice. Fotografi il foglio, tocchi Invia, e dopo pochi istanti è allegato alla spesa.

Le foto viaggiano cifrate. E quelle scattate fuori dallo studio le ritrovi nella pagina Dal telefono, pronte da registrare. Va bene qualsiasi telefono, e funziona anche con il piano Base.

Così nessuna ricevuta di carta resta in tasca. Intanto, Rimborsi Click controlla per te. Ti avvisa se una spesa sembra già registrata, se la ricevuta è già stata caricata, o se è intestata a un altro soggetto.

Non blocca niente: ti avvisa, e decidi tu. Così niente doppioni, e niente ricevute sbagliate. Alcune spese tornano ogni anno, come il rinnovo della PEC o il diritto annuale.

Le prepari una volta sola: scegli la spesa e la scadenza, e Copia dall'anno scorso trova i clienti. Un mese prima della scadenza le ritrovi da confermare, con l'importo dell'anno scorso. Confermi, e sono pronte per la fattura.

Così nessuna spesa che torna ogni anno resta fuori.

Tutte le spese sono in un unico elenco. Le cerchi nel testo, le filtri per cliente, stato, tipo di spesa o periodo, e salvi le ricerche che usi più spesso. Le spese annullate restano da parte: le vedi solo se le chiedi.

Con un clic le scarichi in Excel. Oppure scrivi con parole tue cosa cerchi. LIA lo trasforma nei filtri della pagina, e li applichi solo se ti vanno bene.

La Dashboard ti dice tutto a colpo d'occhio: quanto c'è da recuperare, quanto avete anticipato nel mese, e quali clienti hanno spese ferme da troppo tempo. Il punto di LIA ti indica le cose da fare adesso. E ogni lunedì gli amministratori ricevono il riepilogo per email.

Quando prepari la fattura, apri Da fatturare. A sinistra i clienti con spese in attesa, e da quanti giorni aspettano. A destra le spese del cliente scelto, già spuntate e pronte.

Premi Addebita in fattura. LIA controlla le spese scelte, poi si apre la fattura elettronica con le righe già pronte: se serve, ne correggi una a mano. Scrivi numero e data, e Rimborsi Click controlla tutto prima di numerarla.

Crea il file XML, con le spese escluse da IVA come prevede l'articolo quindici, e nello stesso passaggio le segna come addebitate. Se la fattura la fai altrove, registri soltanto l'addebito. In tutti e due i casi hai il PDF per il cliente: il prospetto delle spese e la copia delle ricevute, in un unico documento.

Con la fattura elettronica, è già dentro il file XML. Le spese addebitate escono da Da fatturare: niente doppioni, niente dimenticanze. Usi un programma di fatturazione?

Rimborsi Click si collega a DeskSite, a Fatture in Cloud e ad Aruba. Il numero della fattura è già il primo libero. Scegli se caricarla in bozza, da controllare, o inviarla subito allo SDI, e premi Crea la fattura.

La fattura è già nel tuo programma, e l'esito dello SDI torna in Rimborsi Click. Niente file da importare a mano, e nessun numero sbagliato. Il cliente vuole sapere quanto deve, prima della fattura?

Dal menu Proforma gli mandi il conto delle spese per email, dalla casella di posta dello studio. Il testo è già pronto, con le ricevute allegate e il riquadro Come pagare: IBAN, causale e un codice QR: il cliente lo inquadra con l'app della banca, e il bonifico è già compilato. Tutto in un'unica email.

Ogni fattura resta in Addebiti in fattura, con i suoi PDF sempre a portata di mano. Hai sbagliato qualcosa? Storni l'addebito: le spese tornano da fatturare, e Rimborsi Click prepara la nota di credito che annulla la fattura.

E se la fattura l'hai emessa con il gestionale, carichi il suo file: numero, data e totale si aggiornano da soli. E il registro attività conserva ogni passaggio.

Dopo la fattura, i pagamenti. In Fatture da incassare vedi quanto devono ancora pagarti i clienti, e da quanto. Un bonifico che paga più fatture lo registri una volta sola, e Rimborsi Click lo divide da solo.

Quando una fattura è scaduta, il sollecito è già pronto: lo controlli e lo invii dalla posta dello studio. Non parte mai niente da solo. E ogni lunedì il promemoria per email ricorda le fatture scadute.

Il cliente versa un acconto sulle spese? Lo registri nel suo fondo spese. Alla fattura, il fondo paga le spese da solo: il prospetto lo dice al cliente, e il codice QR chiede soltanto quello che resta.

Sotto la soglia che scegli, ti ricorda di chiedere un nuovo versamento. Niente più conti a mano: il saldo di ogni cliente è sempre sotto gli occhi. E se un cliente non pagherà più, perché è fallito o ha chiuso?

Un amministratore stralcia il credito, con il motivo: la fattura esce dai solleciti, ma resta nello storico. In Spese non rimborsate trovi i rimborsi che i clienti non hanno pagato, anno per anno, da scaricare in Excel e controllare con chi prepara la dichiarazione. Le fatture create da Rimborsi Click con il bollo virtuale si contano da sole.

In Bollo del trimestre vedi quante sono, quanto c'è da versare, la scadenza e il codice tributo per l'F24. E le fatture da ricontrollare sono già segnalate. Niente più fatture contate a mano a fine trimestre.

E poi c'è LIA, l'assistente di Rimborsi Click. La apri dalla linguetta sul lato dello schermo, e le scrivi come faresti con un collega. Quanto devono ancora rimborsarci i clienti?

La risposta arriva in un attimo, con i numeri dell'archivio. Puoi anche chiederle di lavorare per te: registra tre marche da bollo per un cliente. LIA prepara l'operazione e ti mostra il riepilogo.

Niente viene registrato finché non premi Conferma. Con il piano Plus, LIA si fa avanti anche da sola. Al primo accesso della giornata ti dà il buongiorno e ti dice cosa c'è da fare.

Nella Dashboard e nelle pagine ti propone le cose da fare: un cliente da fatturare subito, una spesa senza ricevuta, due clienti che sembrano lo stesso. Ogni proposta dice il suo perché, e ha una sola azione, che fai tu. LIA non cambia niente senza la tua conferma.

Non ricordi come si fa? Chiedilo a LIA: ti spiega i passaggi e ti porta alla pagina giusta. E se serve una mano, da Gestione apri una richiesta di assistenza direttamente dal programma, e leggi lì la risposta, senza cercarla tra le email.

Ogni collaboratore ha il suo accesso, con un ruolo e i permessi giusti. Il registro attività conserva ogni modifica: chi, cosa e quando. Il backup è automatico, e un ripristino si fa in pochi clic.

E se gestisci più studi, passi dall'uno all'altro con un clic, con i dati sempre separati. Rimborsi Click si installa sul server dello studio con una procedura guidata. Gli altri PC si collegano con l'indirizzo che trovi nella pagina Collega altri PC.

In ogni pagina c'è la spiegazione di cosa fare, e c'è un manuale completo, passo per passo. Vuoi provare tutto prima di usarlo con i tuoi dati? Durante la prova aggiungi lo studio dimostrativo: clienti, spese e fatture inventati, per provare ogni funzione con LIA accanto, senza toccare i dati veri.

Quando non ti serve più, lo spegni con un clic.

Cosa cambia, allora, per lo studio? Ogni spesa viene registrata appena pagata, con la sua ricevuta, e nessuna resta fuori dalla fattura. I soldi anticipati tornano allo studio.

Si perde meno tempo a cercare ricevute e a ricopiare importi, le fatture sono pronte in pochi clic, e gli errori diminuiscono. Perché Rimborsi Click è diverso? È pensato per gli studi professionali italiani, con la fattura elettronica e le spese escluse da IVA.

L'intelligenza artificiale legge i documenti al posto tuo. LIA ti propone cosa fare e ti spiega perché, ma decidi sempre tu. E l'archivio resta nel tuo studio.

Rimborsi Click. Meno tempo sui conti delle spese, e nessun euro dimenticato. Puoi provarlo gratis.

È un progetto di Studio Pizzano, in collaborazione con DeBrand Studio. Scopri di più su rimborsiclick punto it.