Dal foglio Excel a Rimborsi Click in un pomeriggio

Molti studi tengono le spese anticipate in un foglio Excel: una riga per ogni spesa, un altro foglio per i clienti, le formule da sistemare e le ricevute in una cartella a parte. Funziona finché il foglio è piccolo. Poi i conti non tornano più, e cambiare sembra un lavoro lungo.

In realtà, per partire basta un pomeriggio.

Si comincia dalla pagina Configurazione iniziale, che compare la prima volta. Scrivi il nome dello studio e la cartella del server dove salvare le ricevute. Poi crei l'amministratore, cioè chi gestirà il programma, con nome utente e password.

Premi Crea e accedi, e lo studio è pronto.

Poi i clienti. Non serve ricopiarli: in Clienti premi Importa da Excel e trascini il tuo foglio, così com'è, oppure l'elenco esportato dal gestionale. Se preferisci, c'è anche un modello Excel già pronto da scaricare.

Al passo Abbinamento colonne, Rimborsi Click capisce quale dato c'è in ogni colonna: ragione sociale, partita IVA, indirizzo, PEC, codice destinatario. Con il piano Plus, e durante la prova, gli abbinamenti li propone LIA. Tu controlli gli esempi sotto ogni campo, e premi Conferma e verifica.

Al passo Verifica e importa vedi ogni riga prima di salvare: i clienti nuovi, quelli ripetuti nel file, e le righe con un errore, per esempio senza la ragione sociale. Niente entra finché non premi Importa. Le righe con un errore le correggi nel foglio, e le reimporti quando vuoi.

Il listino è già pronto. In Tipologie di spesa e listino trovi visure, certificati, marche da bollo, diritti camerali e pratiche, ognuna con il suo prezzo. Lo adatti al tuo studio: per la marca da bollo, per esempio, scegli Si paga sempre con Contanti, così non lo scrivi ogni volta.

Quando una tariffa cambia, scrivi il nuovo prezzo e da quando vale. E se una voce va riaddebitata con l'IVA, alla domanda Come si riaddebita al cliente scegli il rimborso con IVA al ventidue per cento.

Ora le spese. Quelle ancora da fatturare le registri partendo dalle ricevute: in Carica più ricevute trascini tutti i PDF insieme, fino a trenta alla volta. Con il piano Plus ogni ricevuta viene letta: cliente, tipologia, data e importo.

A una ricevuta manca il mezzo di pagamento, e LIA propone lo stesso delle altre. Controlli, e premi Registra tutte le pronte.

A fine pomeriggio la pagina Da fatturare mostra già i clienti con le spese da recuperare, e da quanti giorni aspettano. Da domani, ogni spesa si registra appena pagata, con la sua ricevuta.

Così il foglio Excel va in pensione senza ricopiare niente: i clienti importati, il listino pronto, e le spese ancora aperte già registrate, con le loro ricevute. Trovi tutto nel manuale, ai capitoli Il primo avvio, Importare i clienti da Excel e Carica più ricevute. Rimborsi Click è un progetto di Studio Pizzano, in collaborazione con DeBrand Studio.