Importare i clienti da Excel

A cosa serve

Caricare in un colpo solo tanti clienti da un file Excel (per esempio esportato dal gestionale), oppure aggiornare quelli già presenti.

Chi la usa

Tutti; di solito si fa una volta sola, all'inizio.

Dove

Menu Clienti → pulsante Importa da Excel.

L'importazione si fa in tre passi, indicati in alto: File, Abbinamento colonne, Verifica e importa. Nulla viene salvato fino all'ultimo pulsante Importa. Il collegamento ← Indietro in cima alla pagina riporta a Clienti: i clienti non ancora importati non vengono salvati.

Preparare il file

• Il file deve essere un .xlsx (Excel moderno), al massimo di 10 MB. Viene letto il primo foglio. Un file .xls o .csv va prima aperto in Excel e salvato con «Salva con nome» → «Cartella di lavoro di Excel (.xlsx)».
• La prima riga deve contenere i titoli delle colonne (per esempio «Ragione sociale», «Partita IVA»…). Dalla seconda riga, un cliente per riga; le righe vuote sono ignorate.
• L'unica colonna indispensabile è quella del nome (ragione sociale o nominativo).
• Il modo più semplice: premi Scarica modello Excel in alto a destra. Ottieni un file con le colonne giuste già pronte da riempire; un file fatto con il modello salta il passo 2, perché le colonne sono già riconosciute.

Passo 1 – File

1. Nella pagina Clienti premi Importa da Excel.

   

2. Trascina il file nel riquadro Trascina qui il file oppure fai clic per sceglierlo, oppure fai clic e sceglilo. Rimborsi Click lo legge e passa da solo al passo successivo: all'abbinamento delle colonne, oppure direttamente alla verifica se il file è fatto con il modello.

Se il file non va bene compare «Impossibile leggere il file: …»: il file non è un .xlsx valido, supera i 10 MB, oppure il primo foglio è vuoto («Il foglio Excel è vuoto.»).

Passo 2 – Abbinamento colonne

Qui si decide quale colonna del tuo file corrisponde a ogni dato di Rimborsi Click. Di solito devi solo controllare, perché le colonne vengono abbinate in automatico:

• Con il piano Plus (o durante la prova) le guarda LIA: per qualche secondo compare «LIA sta guardando le colonne del file per capire dove sono i dati…», poi «LIA ha proposto gli abbinamenti qui sotto.», a volte con una Nota di LIA sui dubbi da controllare. I campi proposti da LIA hanno una piccola stella accanto agli esempi.
• Con il piano Base, o se LIA non è disponibile, l'abbinamento lo fa Rimborsi Click da solo, senza intelligenza artificiale: riconosce le colonne dai titoli (per esempio «P.IVA», «Comune», «Denominazione») e dal contenuto delle celle (codici fiscali, partite IVA, CAP, email, PEC, sigle di provincia, codici destinatario, telefoni). Un avviso lo spiega, con il collegamento per chiedere il passaggio a Plus.

1. Per ogni dato (Ragione sociale / Nominativo, Codice cliente, Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Email, PEC, Codice destinatario SDI, Telefono, Note) guarda la colonna scelta e gli Esempi sotto: devono essere dati di quel tipo. Se non lo sono, scegli la colonna giusta dall'elenco (puoi scrivere per cercarla).
2. Se un dato non c'è nel file, svuota la casella con la ×: sotto compare «Nessuna colonna: il dato non verrà importato».
3. La Ragione sociale / Nominativo (segnata con *) è obbligatoria: senza, compare «Indicare la colonna della ragione sociale.». Se la stessa colonna è scelta per due dati, un avviso arancione te lo fa notare.
4. Premi Conferma e verifica. Con Indietro torni a scegliere un altro file.

Passo 3 – Verifica e importa

In alto c'è l'interruttore Aggiorna i clienti già presenti (stesso codice fiscale, partita IVA o nome):

• spento (all'inizio): i clienti che esistono già vengono saltati e restano come sono, si aggiungono solo i nuovi;
• acceso: i clienti già presenti vengono aggiornati con i dati del file, compresa la ragione sociale. Le celle vuote del file non cancellano i dati già presenti.

Quando lo cambi, la verifica si rifà subito. Sotto ci sono quattro contatori: Nuovi, Da aggiornare, Saltati (duplicati), Errori, e la tabella con una riga per ogni cliente del file: Riga (il numero di riga nel file Excel), Esito (Nuovo, Aggiorna, Duplicato, Errore), ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, città e Note:

Gli zeri iniziali che Excel a volte toglie (per esempio nel CAP 03030 o in una partita IVA) vengono rimessi, e una partita IVA scritta con «IT» davanti viene ripulita.

1. Se qualcosa non va, premi Indietro e cambia l'abbinamento, oppure correggi il file e ricomincia. Il pulsante Excel scarica questa verifica, utile per correggere il file.
2. Se tutto è a posto premi Importa (si attiva se c'è almeno un cliente nuovo o da aggiornare). Compare «Import completato: N clienti inseriti, M aggiornati.» e torni all'elenco clienti. Ogni cliente nuovo ha subito la sua cartella nell'archivio.

Se l'importazione non riesce compare «Import non riuscito, nessun cliente è stato salvato: …»: non è stato salvato niente. Premi Indietro e poi Conferma e verifica per ricontrollare.