Proforma e prospetto per email

Il cliente chiama: quanto vi devo, e come vi pago? In studio si stampa la proforma, la si scansiona con le ricevute, e nell'email si ricopia l'IBAN a mano, sperando di non sbagliare una cifra. Poi il cliente ricopia tutto di nuovo nella sua banca.

Due volte lo stesso lavoro, e due occasioni di errore.

Si prepara una volta sola. In Dati studio e avvisi scrivi l'IBAN dello studio e l'email a cui il cliente risponde. Poi, in Gestione, Lettura AI e posta, chi amministra Rimborsi Click imposta la casella di posta dello studio, nel riquadro Posta in uscita.

Le email ai clienti partono solo da lì: il portale di Studio Pizzano non scrive mai ai clienti degli studi.

Il cliente vuole sapere quanto deve? In Da fatturare scegli il cliente, poi dal menu Proforma premi Invia la proforma al cliente. La finestra propone l'email della scheda del cliente, l'oggetto e un testo con l'importo, l'IBAN e la causale del bonifico.

Cambi quello che vuoi e premi Invia: la proforma parte con le copie delle ricevute, e non viene registrato nessun addebito.

Ecco cosa riceve il cliente: l'email dello studio, con la proforma in PDF. Nella proforma c'è il riquadro Come pagare, con beneficiario, IBAN, importo e causale, e un codice QR: il cliente lo inquadra con l'app della sua banca, e il bonifico si compila da solo. Niente cifre da ricopiare.

Dopo l'addebito, in Addebiti in fattura l'icona dell'aereo di carta manda al cliente il prospetto della fattura, con le copie delle ricevute. Qui l'importo da pagare è quello della fattura, onorari compresi, e la causale contiene il riferimento dell'addebito: così riconosci il bonifico quando arriva. E se il cliente chiede di nuovo il prospetto, lo rimandi da qui in un attimo.

Ogni invio resta registrato.

Così il cliente riceve in un attimo quanto deve e come pagarlo, con i documenti in ordine e il bonifico già pronto. E in studio nessuno stampa, scansiona o ricopia più l'IBAN a mano. Trovi tutto nel manuale, al capitolo Inviare i documenti al cliente.

Rimborsi Click è un progetto di Studio Pizzano, in collaborazione con DeBrand Studio.