Carica più ricevute

A cosa serve

Registrare in una volta sola tante spese diverse: carichi una pila di ricevute e ogni file diventa una spesa separata, che controlli e confermi riga per riga.

Chi la usa

Tutti. È comoda quando torni in studio con molte ricevute, magari di clienti diversi.

Dove

Menu Carica più ricevute (gruppo «Registra le spese»), oppure il collegamento Carica più ricevute sotto il riquadro Giustificativi in Nuova anticipazione.

Com'è fatta

• In alto: ← Indietro (passandoci sopra con il mouse ti ricorda che le ricevute non ancora registrate vanno perse), il titolo e il riquadro «A cosa serve questa pagina».
• Il riquadro Trascina qui le ricevute, oppure fai clic o tocca per sceglierle: PDF o immagini (JPG, PNG, WEBP), massimo 15 MB ciascuna, fino a 30 per volta. Quando trascini i file sopra il riquadro, il riquadro si colora: lascia andare lì.
• Sotto il riquadro, Scatta col telefono e, se ce ne sono, Aggiungi quelli arrivati dal telefono: ogni giustificativo fotografato con lo smartphone diventa una riga, con il nome di chi l'ha inviato e la sua nota (capitolo 11).
• Sotto il riquadro, una riga di stato: «Caricamento delle ricevute…», poi «Lettura 2 di 5» con la barra di avanzamento, e alla fine il riepilogo, per esempio «3 pronte · 1 da sistemare · 2 registrate». Accanto ci sono i pulsanti Registra tutte le pronte (3) e Togli le registrate.
• Poi una scheda per ogni ricevuta, una sotto l'altra. Con più di due ricevute da registrare, il pulsante Registra tutte le pronte resta anche in fondo alla pagina.

La scheda di ogni ricevuta

Registrare tante ricevute, passo passo

1. Apri Carica più ricevute.
2. Trascina nel riquadro tutte le ricevute (anche selezionandole insieme nella cartella), oppure fai clic sul riquadro e sceglile. Se ne scegli più di 30, vengono prese le prime 30.
3. Per ogni file compare una scheda. Con il piano Plus e la lettura automatica attiva, Rimborsi Click le legge una alla volta («Lettura 2 di 5») e per ognuna propone cliente, tipologia, mezzo abituale della tipologia, data, importo, protocollo e descrizione. Senza lettura automatica i campi li scrivi tu, guardando la ricevuta con la miniatura.
4. Controlla ogni scheda con la ricevuta e correggi quello che serve. Un campo che hai cambiato a mano non viene più sostituito dalla lettura. Guarda gli avvisi gialli (vedi sotto).
5. Registra:
   • Conferma e registra in fondo a una scheda registra solo quella; in basso a destra compare «Spesa N. … registrata.»;
   • Registra tutte le pronte (N) registra tutte le schede con i dati completi, una dopo l'altra. Per quelle con un avviso si apre la finestra Controlla «nome del file» con l'elenco dei dubbi e la domanda «Registrare comunque la spesa per …?»: premi Sì, registra oppure No (quella ricevuta resta in elenco).
6. Alla fine di «Registra tutte le pronte» un riquadro verde riassume, per esempio «4 spese registrate · 1 da sistemare»: le schede da sistemare restano sotto, con scritto cosa manca o cosa non è andato.

   

7. Premi Togli le registrate per pulire l'elenco e continuare con altre ricevute.

Ogni spesa viene registrata come in Nuova anticipazione: «Anticipato da» è il tuo nome, la ricevuta (le foto diventano PDF) va nella cartella del cliente e, per le tipologie che ne portano altre (per esempio il Deposito bilancio con i suoi diritti di segreteria), vengono aggiunte anche le spese collegate. La spesa registrata la ritrovi in Anticipazioni e in Da fatturare; per correggerla aprila con Apri la spesa n. ….

Gli avvisi gialli

Il cliente non è in archivio

Se una ricevuta è intestata a qualcuno che non è tra i tuoi clienti, sopra i campi della scheda compare il riquadro LIA ti propone un nuovo cliente, con il perché («Nella ricevuta c'è la P.IVA … di …, che non è tra i tuoi clienti.») e i dati letti già scritti. Funziona come in Nuova anticipazione: controlli, correggi e premi Crea il cliente e usalo. Il cliente nuovo va nella scheda e anche nelle altre ricevute del lotto intestate a lui ancora senza cliente (««…» scelto anche per 2 altre ricevute intestate a lui: controllale prima di registrare.»). Se c'è già un cliente con lo stesso codice o con un nome molto simile, LIA propone prima quello (Usa «…»). Le ricevute arrivate dal telefono funzionano allo stesso modo.

Se la ricevuta è intestata a qualcuno diverso dal cliente scelto, lo stato è «Da controllare» e alla registrazione la finestra di conferma te lo ricorda («La ricevuta è intestata a …, non a …: controlla che sia la ricevuta giusta.»).

I suggerimenti di LIA

Spesso le ricevute caricate insieme sono dello stesso cliente o pagate allo stesso modo. Se quasi tutte le schede hanno lo stesso cliente (o lo stesso «Pagata con») e alcune sono ancora vuote, sopra le schede compare il riquadro LIA ti suggerisce, per esempio «3 ricevute su 4 sono di Rossi Costruzioni Srl; 1 non ha ancora il cliente.» con il pulsante Assegnalo a quella senza cliente (oppure Usalo per le altre 2 per il mezzo di pagamento). Un clic completa le schede vuote; puoi sempre cambiare il valore scheda per scheda. La × nasconde il suggerimento. Funziona anche con il piano Base: è una regola del programma, non usa l'intelligenza artificiale.

Con il piano Base

Il piano Base non comprende la lettura automatica. In cima alla pagina leggi «La lettura automatica e LIA con l'intelligenza artificiale sono comprese nel piano Plus. Le ricevute si caricano lo stesso e i dati si scrivono a mano.» con il collegamento Chiedi il passaggio a Plus. La pagina funziona lo stesso: le schede non vanno «In coda», i campi sono subito da compilare e tutti i controlli sui doppioni restano attivi. Un cliente che non c'è lo crei con Nuovo cliente sotto il campo Cliente, scrivendo tu i dati. Con il piano Plus ma la lettura spenta leggi invece «La lettura automatica non è attiva: le ricevute si possono caricare, ma i dati vanno scritti a mano.»; l'amministratore può accenderla in Gestione › Lettura AI e posta (vedi il capitolo 25).

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