Problemi e domande frequenti

Controlla in quest'ordine:

1. Il computer server è acceso: Rimborsi Click funziona solo quando il server è acceso.
2. Hai scritto http:// e non https://, con il numero dopo i due punti (di solito :5080), per esempio http://SERVER-STUDIO:5080. localhost funziona solo sul server.
3. Prova l'indirizzo con i numeri (indirizzo IP) che trovi in Gestione › Collega altri PC (capitolo 7).
4. L'altro PC è nella stessa rete dello studio. Sul server la rete di Windows deve essere impostata come privata, e un antivirus o firewall di altre marche non deve bloccare la porta 5080: chiedi al tecnico di fiducia.

Se non si apre neanche sul server: premi Windows+R, scrivi services.msc, cerca Gestione Anticipazioni (nome tecnico GestioneAnticipazioni), fai clic destro e scegli Riavvia (o Avvia); dopo un minuto riapri http://localhost:5080. Se non parte, il motivo è nel Visualizzatore eventi di Windows, registro Applicazione.

Il browser ha perso per un momento il collegamento con il server (rete, server riavviato, PC uscito dalla sospensione). Aspetta qualche secondo: di solito si ricollega da solo. Se compare Retry o Resume, premilo; se non riparte, ricarica la pagina con F5. Quello che avevi salvato è al sicuro; i dati scritti e non salvati vanno reinseriti.

Nella pagina c'è stato un errore imprevisto, ma i dati già salvati non sono persi. Premi Ricarica la pagina (oppure Torna alla Dashboard) e rifai l'ultima operazione. Se l'errore si ripete sempre nello stesso punto, annota cosa stavi facendo e apri una richiesta di assistenza.

Riscrivi il nome utente (per esempio giulia.bianchi) senza spazi. Nella password maiuscole e minuscole sono diverse: controlla il tasto Bloc Maiusc (la pagina di accesso ti avvisa se è acceso) e premi Mostra per vedere cosa hai scritto. Dopo 5 tentativi sbagliati l'accesso si ferma per 10 minuti. Vedi il capitolo 5.

Aspetta 10 minuti e riprova con la password giusta. Se non la ricordi, l'amministratore di Rimborsi Click ti sblocca subito: in Gestione › Utenti preme la busta (Reinvia accesso) sulla tua riga, oppure la matita e ti dà una password nuova.

La password non si recupera, ma l'amministratore di Rimborsi Click te ne dà una nuova: in Gestione › Utenti preme la busta (Reinvia accesso) sulla tua riga, oppure la matita, poi Genera e Salva. Entri con la password provvisoria e ne scegli subito una tua.

Se l'ha dimenticata proprio l'amministratore: sul computer server apri il menu Start, cerca Rimborsi Click – Reimposta password, rispondi Sì al permesso di Windows, scegli l'utente e usa la password temporanea che compare (capitolo 5).

Stai usando una password temporanea data dall'amministratore: finché non ne scegli una tua, Rimborsi Click apre solo la pagina Cambia password. Come Password attuale scrivi quella temporanea, poi due volte la nuova (almeno 8 caratteri, lettere minuscole e almeno un numero) e premi Cambia password (capitolo 28).

La password è giusta, ma il tuo utente non ha accesso a nessuno studio attivo. L'amministratore di Rimborsi Click apre Gestione › Utenti, preme la matita sulla tua riga, spunta almeno uno studio in Studi a cui ha accesso con il ruolo e preme Salva. Se lo studio è stato disattivato, va riacceso in Gestione › Studi.

Alcune pagine sono riservate: Configurazione (Tipologie e listino, Mezzi di pagamento, Dati studio e avvisi, Registro attività) agli amministratori dello studio; Amministrazione (Studi, Utenti, Lettura AI e posta, Backup, Licenza) all'amministratore di Rimborsi Click. Il tuo ruolo si vede facendo clic sul tondo con le iniziali in alto a destra. Se dovresti vederle, chiedi all'amministratore di controllare il tuo ruolo, poi esci e rientra (capitolo 24). Se invece il messaggio è «Accedi per continuare», premi Vai all'accesso ed entra di nuovo.

Senza la spunta Resta collegato su questo computer l'accesso finisce quando chiudi il browser; con la spunta dura 7 giorni, che ripartono ogni volta che lo usi. Devi rientrare anche quando l'amministratore cambia il tuo utente. Se succede di continuo, controlla che il browser non cancelli i cookie alla chiusura.

Ogni studio ha i suoi clienti, listini e spese. Per cambiare studio fai clic sul nome dello studio nella barra in alto e scegli l'altro (compare solo se hai accesso a più studi). Se il nome è stato cambiato ma non lo vedi aggiornato, esci e rientra (capitolo 23).

Dopo l'installazione Rimborsi Click si usa gratis per 15 giorni, completo: piano Plus (con LIA) e studi illimitati. La data di fine si vede in Gestione › Licenza. Finita la prova il programma si blocca finché non si inserisce il codice di attivazione, ma i dati non vengono cancellati. Per acquistare l'abbonamento apri una richiesta di assistenza (categoria «Licenze, prezzi e rinnovi»). Vedi il capitolo 27.

1. Copia di nuovo il codice per intero dall'email, dall'inizio «RCLK-» fino all'ultimo carattere: spesso manca un pezzo.
2. Se dice che il codice è scaduto o più vecchio di quello attivo, stai usando un codice precedente: cerca quello del nuovo abbonamento.
3. Se dice «Portale licenze non raggiungibile», controlla che il computer server sia collegato a internet e riprova.

Per gli altri messaggi (licenza non presente nel portale, non valida oggi) apri una richiesta di assistenza.

Nei 30 giorni prima della scadenza l'amministratore vede in alto l'avviso; dopo la scadenza Rimborsi Click resta aperto per 10 giorni in sola visualizzazione (niente nuove registrazioni né modifiche), poi si blocca. Per rinnovare, l'amministratore di Rimborsi Click preme Chiedi il rinnovo in Gestione › Licenza e, quando riceve il codice, lo incolla in Codice di attivazione e preme Attiva. I dati non vengono mai cancellati.

I dati restano al sicuro. Se sei l'amministratore di Rimborsi Click premi Gestisci licenza (o apri Gestione › Licenza): la pagina dice il motivo; di solito basta inserire il nuovo codice e premere Attiva. Se la licenza è sospesa o revocata, apri una richiesta nella pagina Assistenza, che si apre anche con il programma bloccato. Se non sei l'amministratore, avvisalo. Mentre il programma è bloccato LIA non è disponibile.

Rimborsi Click controlla la licenza sul portale di Studio Pizzano all'avvio e ogni mezz'ora; una breve mancanza di internet non ferma il lavoro. Controlla che il computer server sia collegato a internet, poi in Gestione › Licenza premi Verifica ora la licenza.

Con il piano Base Rimborsi Click funziona tutto, ma senza intelligenza artificiale: i dati delle ricevute si scrivono a mano, l'abbinamento delle colonne nell'import dei clienti si controlla a mano e LIA risponde con il solo motore locale. Compare una volta il messaggio «La lettura automatica e LIA con l'intelligenza artificiale sono comprese nel piano Plus.» con il collegamento Chiedi il passaggio a Plus, che apre una richiesta di assistenza già impostata. Il piano si vede in Gestione › Licenza; gli utenti sono sempre illimitati.

Se il piano è Plus, l'intelligenza artificiale potrebbe essere spenta: l'amministratore di Rimborsi Click la accende in Gestione › Lettura AI e posta con Abilita l'intelligenza artificiale e Salva impostazioni AI. Non c'è nessuna chiave da inserire: le richieste passano dal portale di Studio Pizzano (capitolo 25).

La licenza comprende un certo numero di studi attivi. Per aggiungerne uno usa il collegamento Chiedi l'ampliamento (o apri una richiesta, categoria «Licenze, prezzi e rinnovi»), oppure spegni Attivo su uno studio che non usate più: i suoi dati restano conservati. Se ci sono già più studi attivi di quelli compresi, il lavoro non si blocca: l'amministratore vede solo un avviso.

In Clienti scrivi nella casella Cerca una parte del nome, della città, del codice fiscale o della partita IVA e accendi Mostra disattivati: il cliente potrebbe essere disattivato. Controlla anche il nome dello studio in alto. Se non c'è, premi Nuovo cliente.

Si possono caricare PDF, JPG, PNG o WEBP, fino a 15 MB per file e fino a 30 file alla volta; le foto vengono trasformate in PDF. I file firmati .p7m, Word o email vanno prima salvati o stampati in PDF. Un file troppo grande va riacquisito a 150–200 dpi, anche in bianco e nero. Se dice che il caricamento si è interrotto, trascina di nuovo il file.

Succede se la tipologia è «dal giustificativo», oppure se non c'è un prezzo di listino valido alla data della spesa. Scegli di nuovo la tipologia o scrivi l'importo a mano. Vedi il capitolo 19.

Capita con foto storte o sfocate, PDF protetti o ricevute poco leggibili. Premi Riprova accanto al messaggio, oppure le stelline accanto al file per farlo rileggere; se non va, compila i campi a mano guardando la ricevuta. Controlla sempre i dati prima di salvare: vale quello che scrivi tu. Riapplica ai campi ricopia i dati letti annullando le tue correzioni. Se nessuna ricevuta viene più letta, il problema è il servizio AI (vedi più sotto).

Si modificano solo le spese da addebitare. Se è annullata premi prima Ripristina; se è addebitata, un amministratore dello studio deve prima stornare l'addebito in Addebiti in fattura. Se dice che i dati sono stati modificati nel frattempo, ricarica la pagina (F5) e rifai la correzione.

In Anticipazioni controlla il periodo e lo stato scelti, oppure premi Azzera filtri. In Cerca nel testo puoi scrivere una parola della descrizione, il protocollo della pratica o il numero della fattura. Controlla anche il nome dello studio in alto. Puoi chiederlo a LIA: «Spese di Rossi Costruzioni di marzo».

Hai spuntato una spesa con data successiva alla data della fattura. Correggi la data della fattura o togli la spunta a quella spesa. LIA te lo segnala già prima, nel riquadro «LIA ha controllato le spese».

La finestra elenca proprio i dati che mancano. Quelli che iniziano con «Studio:» (partita IVA, regime fiscale, indirizzo, CAP, IBAN, cassa) si correggono in Gestione › Dati studio e avvisi (capitolo 21); quelli che iniziano con «Cliente:» (partita IVA o codice fiscale, indirizzo, CAP di 5 cifre, codice destinatario di 7 caratteri) nella scheda del cliente in Clienti. Poi ricrea la fattura. Intanto puoi scaricare la proforma PDF.

Il Sistema di Interscambio scarta le fatture oltre 5 MB in tutto, allegati compresi. Nel file XML, se il PDF è troppo grande Rimborsi Click crea la fattura senza allegato: scarica la proforma PDF e mandala a parte. Per un PDF più leggero riacquisisci le ricevute più grandi a 150–200 dpi e sostituiscile (per un addebito già fatto serve lo storno e un nuovo addebito), oppure dividi le spese in due fatture.

Lo storno è riservato agli amministratori dello studio: in Addebiti in fattura premono i tre puntini (Altre azioni) sulla riga e scelgono Storna addebito…. Se ti serve, chiedi a loro. La fattura elettronica già inviata va poi corretta nel programma di fatturazione (nota di credito).

Il disco o la cartella dell'archivio dello studio non era raggiungibile dal server. Se la spesa è stata salvata non devi fare niente: i giustificativi vengono archiviati da soli appena la cartella torna raggiungibile; ricollega il disco. Se dice che l'anticipazione non è stata salvata, controlla il disco e premi di nuovo Salva. Se nel PDF compare «file non trovato nell'archivio», qualcuno ha spostato o cancellato il file: ricollega il disco o recupera il file da un backup (capitolo 26).

LIA risponde sempre, ma senza intelligenza artificiale (piano Base, oppure intelligenza artificiale spenta) capisce solo le richieste più comuni: numeri, operazioni, guida e problemi tecnici. Scrivi una cosa alla volta, con il nome del cliente e il periodo («spese di Bar Centrale di settembre»), oppure usa i pulsanti che ti propone. Gli esempi che funzionano sono nel capitolo 17.

La chiave e il credito dell'intelligenza artificiale sono inclusi in Rimborsi Click e li gestisce Studio Pizzano: lo studio non deve cambiare niente. Apri una richiesta di assistenza (categoria «Problema tecnico») copiando il messaggio, oppure chiedi a LIA «apri una richiesta di assistenza». Intanto si lavora lo stesso: i dati delle ricevute si scrivono a mano e LIA risponde alle richieste più comuni.

Occupato / sovraccarico: il servizio esterno ha troppe richieste; aspetta qualche minuto e riprova. Non raggiungibile / non ha risposto in tempo: è il computer server (non il tuo PC) che deve essere collegato a internet. Se il problema dura più di un giorno, apri una richiesta di assistenza.

LIA non c'è finché usi una password temporanea (scegline prima una tua) e quando il programma è bloccato per la licenza. Su uno schermo piccolo la scritta del pulsante può essere nascosta: usa la linguetta con la stellina sul bordo destro o i tasti Ctrl+K.

Quando l'intelligenza artificiale è attiva, le ricevute da leggere e le domande che LIA non sa capire da sola vengono inviate a un servizio esterno (OpenRouter) e al fornitore del modello, che può conservarle o usarle per migliorare i propri modelli: non caricare documenti con dati sensibili (per esempio sanitari). Le ricevute restano archiviate sul computer server. Le risposte del motore locale e le password non escono mai dallo studio. Chi preferisce può far spegnere Abilita l'intelligenza artificiale in Gestione › Lettura AI e posta: il programma funziona lo stesso.

Le richieste partono dal computer server, che deve essere collegato a internet: controlla la connessione e riprova tra qualche minuto. Se dice troppe richieste, aspetta un'ora. L'allegato deve essere una foto o un PDF fino a 4 MB. Con «Installazione non autorizzata» l'amministratore di Rimborsi Click preme Verifica ora la licenza in Gestione › Licenza. Se la copia «non è collegata al portale di Studio Pizzano», scrivi a info@studiopizzano.it indicando il problema e la versione (la trovi in fondo al menu a sinistra). Vedi il capitolo 18.

È normale: le email sono solo avvisi senza il testo. Apri Rimborsi Click e vai in Assistenza, oppure chiedi a LIA «a che punto è la mia richiesta di assistenza?». Non rispondere all'email: il messaggio non arriverebbe nella richiesta. Se l'avviso non arriva, controlla che il tuo utente abbia un indirizzo email.

Ogni operatore vede solo le richieste che ha scritto lui; gli amministratori dello studio vedono quelle di tutto lo studio. Ogni studio ha le sue richieste.

Apri Gestione › Backup: il riquadro in cima dice il motivo. Permesso o cartella non raggiungibile: collega il disco, oppure scegli con Sfoglia… una cartella su un disco del server e premi Salva. Disco pieno: libera spazio o riduci i giorni di conservazione. Ultimo backup di qualche giorno fa: il server era spento o in sospensione all'ora del backup; lascialo acceso o cambia l'ora. Risolto il problema premi Esegui ora (capitolo 26).

Il backup è stato fatto, ma qualcosa non è entrato. File aperti o bloccati: chiudi i documenti aperti dalla cartella dell'archivio e premi Esegui ora. Cartella dell'archivio non raggiungibile: ricollega il disco dove lo studio archivia i giustificativi e premi Esegui ora.

Con l'abbonamento attivato le email partono dal portale di Studio Pizzano: se non partono, controlla che il computer server sia collegato a Internet. Durante la prova gratuita serve la casella di posta dello studio. Se hai impostato la casella dello studio in Gestione › Lettura AI e posta, in base al messaggio: nome utente e password non accettati (con Gmail o Microsoft 365 serve quasi sempre una «password per le app»); connessione sicura non riuscita (porta 465 = SSL/TLS, 587 = STARTTLS); mittente non accettato (deve essere lo stesso indirizzo della casella); impossibile collegarsi (controlla server, porta e internet del computer server). Il promemoria del lunedì va agli amministratori dello studio che hanno un'email, se l'interruttore è acceso in Gestione › Dati studio e avvisi e ci sono spese oltre la soglia.

Il riquadro parte chiuso su una riga: si apre e si chiude con un clic su tutta la prima riga (a destra c'è scritto Mostra aiuto / Nascondi aiuto), e Rimborsi Click ricorda la tua scelta per ogni pagina su quel computer. Il pulsante Manuale apre il capitolo di quella pagina. Vedi il capitolo 6.

Il manuale si apre dalla voce Gestione › Manuale nella barra in alto (in una nuova scheda), dalla pagina Informazioni o dal menu Start del server. La versione è scritta in fondo al menu a sinistra e nella pagina Informazioni: indicala sempre quando chiedi assistenza.