Le parole da conoscere

Prima di iniziare, ecco le poche parole che Rimborsi Click usa sempre. Le ritrovi anche nel glossario alla fine.

Anticipazione

È una spesa pagata dallo studio per conto di un cliente, che il cliente deve rimborsare. In Rimborsi Click ogni anticipazione ha: il cliente, la data in cui è stata pagata, la tipologia di spesa, il mezzo di pagamento, la quantità e l'importo e, se vuoi, gli estremi della pratica, chi l'ha anticipata, una descrizione, delle note interne e le ricevute. Ogni anticipazione riceve un numero (per esempio «Anticipazione n. 12»). Nel programma la trovi chiamata anche, più semplicemente, spesa.

Giustificativo

È il documento che prova la spesa: la ricevuta di Telemaco, la ricevuta del pagamento pagoPA, lo scontrino della marca da bollo, la foto di una ricevuta. Si carica come file PDF o come immagine (JPG, PNG, WEBP), al massimo 15 MB per file. Una spesa può avere più giustificativi. I giustificativi finiscono nel PDF da allegare alla fattura. Nel programma lo trovi chiamato anche ricevuta.

Tipologia di spesa e listino

È il tipo di spesa: visura camerale ordinaria, visura camerale storica, marca da bollo, deposito bilancio… Ogni tipologia prende l'importo in uno di tre modi:

• da listino: un prezzo fisso deciso dallo studio (per esempio 7,00 € per la visura camerale storica). Quando scegli la tipologia, Rimborsi Click scrive da solo l'importo;
• dal giustificativo: l'importo cambia ogni volta ed è scritto sulla ricevuta (per esempio i diritti di un deposito di bilancio). Lo scrivi tu, oppure lo legge la lettura automatica delle ricevute;
• a causale libera: per le spese sporadiche fuori listino. Scrivi tu la causale, cioè per che cosa è stata pagata, e l'importo.

Un prezzo di listino può cambiare nel tempo: ogni prezzo ha una data da cui vale. Una tipologia può anche proporre il mezzo di pagamento usato di solito (per esempio il Conto Telemaco per le visure) e portarsi dietro una spesa da aggiungere sempre insieme (per esempio i diritti di segreteria con ogni deposito di bilancio). Vedi il capitolo 19.

Di norma le spese anticipate per il cliente sono escluse da IVA (art. 15 DPR 633/72). Se lo studio decide di addebitare una tipologia con IVA 22%, lo imposta in quella tipologia: nei totali e nel prospetto quelle spese compaiono con imponibile, IVA e totale.

Mezzo di pagamento

È il modo in cui lo studio ha pagato: contanti, carta di credito dello studio, Conto Telemaco, bonifico… Serve a sapere da dove sono usciti i soldi.

Gli stati di un'anticipazione

Ogni anticipazione è sempre in uno di questi tre stati:

Addebito in fattura, fattura XML e PDF

L'addebito è il momento in cui metti una o più spese di un cliente nella sua fattura. Rimborsi Click registra numero e data della fattura e prepara un unico PDF che contiene il prospetto (l'elenco delle spese con i totali) e la copia di tutti i giustificativi.

Per la fattura hai due strade:

• la crei da Rimborsi Click: il programma prepara il file XML della fattura elettronica, da importare nel tuo programma di fatturazione per l'invio. Rimborsi Click non invia niente al Sistema di Interscambio: l'invio lo fai come sempre;
• la fai con il tuo programma di fatturazione: in Rimborsi Click registri solo l'addebito (il numero della fattura è facoltativo) e alleghi il PDF alla fattura elettronica.

Prima di fatturare puoi anche scaricare una proforma in PDF, che non registra niente. Tutti i dettagli sono nel capitolo 13.

Studio e ruoli

Rimborsi Click può gestire uno o più studi sullo stesso computer, con dati separati (quanti, lo dice la licenza: vedi il capitolo 27). Ogni persona che usa Rimborsi Click ha un suo utente (nome utente e password) e un ruolo, che decide cosa può fare:

• Operatore: registra le spese, gestisce i clienti, fa gli addebiti in fattura e consulta i report;
• Amministratore studio: in più gestisce tipologie e listino, mezzi di pagamento, dati dello studio e avvisi, il Registro attività, e può stornare gli addebiti;
• Amministratore dell'installazione (nel menu del tuo nome compare come «Amministratore installazione»): in più gestisce gli studi, gli utenti, la lettura automatica e la posta, i backup e la licenza, ed entra in tutti gli studi come amministratore. Di solito è una sola persona, quella che ha installato Rimborsi Click.

La tabella completa dei permessi è nel capitolo 24.

Server e altri PC

Rimborsi Click si installa su un solo computer dello studio, che chiamiamo server (può essere un PC normale, basta che sia acceso quando si lavora). Tutti gli altri PC usano Rimborsi Click dal browser (Edge o Chrome), scrivendo un indirizzo come http://SERVER-STUDIO:5080, come si fa con un sito internet. Non si installa niente sugli altri PC e i dati sono gli stessi per tutti. Vedi il capitolo 7.

Archivio dei giustificativi

Rimborsi Click conserva tutti i giustificativi in una cartella del server, scelta già al primo avvio (ogni studio ha la sua), con una sottocartella per ogni cliente, creata quando arriva la sua prima ricevuta. I file vengono rinominati in modo ordinato, per esempio 2026-09-28 Visura camerale storica n.12 - visura.pdf (data, tipologia, numero dell'anticipazione e nome originale). Nella sottocartella Fatture di ogni cliente trovi i PDF da allegare alle fatture. Vedi il capitolo 21.

LIA

LIA è l'assistente di Rimborsi Click. Le scrivi con parole tue («quanto deve ancora Bar Centrale?», «come si annulla una spesa?») e lei risponde, apre la pagina giusta o prepara un'operazione che tu confermi. In alcune pagine si fa avanti da sola con dei suggerimenti (per esempio «Il punto di LIA» in Dashboard). Vedi il capitolo 17.