Da fatturare

A cosa serve

Vedere quanto c'è da recuperare da ogni cliente, mettere le sue spese in fattura (creando anche la fattura elettronica XML, se vuoi) e ottenere il PDF con il prospetto e le ricevute. Da qui stampi anche la proforma e la situazione in PDF o in Excel.

Chi la usa

Chi prepara le fatture dello studio (operatori e amministratori), e chiunque voglia sapere quanto deve un cliente.

Dove

Menu Da fatturare (il tondino accanto alla voce dice quante spese aspettano), oppure clic sul nome di un cliente nelle tabelle della Dashboard.

Com'è fatta

• In alto ci sono il titolo con la sua icona, il collegamento ← Indietro e, a destra, i pulsanti Situazione PDF e Excel (compaiono solo se c'è qualcosa da fatturare). Sotto c'è il riquadro A cosa serve questa pagina, che si apre e si chiude con un clic.
• A sinistra, in cima, il totale Da recuperare e quanti clienti riguarda. Sotto, la casella Cerca cliente e l'elenco dei soli clienti che hanno almeno una spesa da addebitare, in ordine alfabetico. Per ognuno vedi quante spese sono, da quale data, da quanti giorni aspetta la più vecchia («da 45 giorni») e il totale. Se la spesa più vecchia supera la soglia di avviso dello studio (60 giorni all'inizio, si cambia in Dati studio e avvisi) compare il segno oltre 60 giorni.
• A destra, dopo il clic su un cliente, c'è la tabella delle sue spese da addebitare: casella di spunta, Data, Spesa (tipologia, descrizione ed estremi della pratica) e Importo. Le spese sono già spuntate, tranne quelle con una data futura, segnate con data futura: di solito vanno nella fattura successiva. Una spesa con una ricevuta che sembra di un'altra spesa (lo stesso file allegato a due spese, o il protocollo di un'altra pratica) ha il segno ricevuta di un'altra spesa?: aprila e togli il file che non è suo, altrimenti nella proforma comparirebbe due volte.
• Se tra le spese spuntate ce ne sono con IVA, sotto la tabella compare il riepilogo come in fattura: spese escluse da IVA (art. 15), spese imponibili, l'eventuale cassa previdenziale e l'IVA.
• In fondo c'è una barra sempre visibile, anche con molte spese: quante spese sono in fattura («3 spese su 4 in fattura»), il totale (con la dicitura «senza IVA (spese escluse)», «IVA compresa» o «cassa e IVA comprese») e il pulsante Addebita in fattura.

Il cliente scelto resta nell'indirizzo della pagina: puoi aggiornare la pagina o mandare il collegamento a un collega e si riapre sullo stesso cliente. Se passi a un altro cliente e poi torni, ritrovi le spunte come le avevi lasciate.

Se non c'è niente da fatturare vedi il messaggio verde «Non ci sono spese da fatturare: tutto quello che lo studio ha anticipato è già stato addebitato.».

Pulsanti e comandi

Due modi per mettere le spese in fattura

Rimborsi Click può creare la fattura elettronica (il file XML da importare nel tuo gestionale) oppure limitarsi a registrare l'addebito di una fattura che emetti con un altro programma. In tutti e due i casi le spese risultano addebitate con il numero e la data della fattura e ottieni il PDF con prospetto e ricevute.

• Da Addebita in fattura: controllo di LIA (se c'è qualcosa da guardare) → finestra della fattura elettronica → Crea la fattura e addebita → l'addebito è registrato subito, con lo stesso numero e la stessa data. Nella stessa finestra c'è anche Fattura fatta altrove: registra solo l'addebito.
• Dal menu Proforma › Proforma e fattura XML: crei la fattura elettronica; prima di crearla scegli con l'interruttore Addebita anche le spese in questa fattura se registrare anche l'addebito (acceso all'inizio). Spegnilo, per esempio, se vuoi solo il file e mandare prima la proforma al cliente.

Fattura e addebito nascono insieme: prima di dare il numero di invio al file, Rimborsi Click controlla che le spese spuntate siano ancora tutte da fatturare (non annullate né addebitate da un collega, o da LIA, nel frattempo), che nessuna abbia una data successiva alla fattura, che la data non sia futura e che il numero non sia già stato usato. Se qualcosa non va la fattura non si crea e il messaggio dice quale spesa è cambiata; aprendo la fattura, la pagina rilegge le spese del cliente e toglie dalla spunta quelle che nel frattempo non sono più da fatturare.

Addebitare in fattura, passo passo

1. Apri Da fatturare e fai clic sul cliente a sinistra (puoi cercarlo scrivendo il nome).
2. A destra controlla le spese. Togli la spunta a quelle che non vuoi mettere in questa fattura: il totale in fondo si aggiorna.

   

3. Premi Addebita in fattura.
4. Se LIA trova qualcosa di strano nelle spese spuntate si apre prima la finestra Controllo delle spese (vedi «Il controllo di LIA prima dell'addebito» più avanti). Togli le spese dubbie oppure lasciale, e premi Continua con la fattura. Se non c'è niente da segnalare questo passo non compare.
5. Si apre la finestra Addebito in fattura · nome del cliente. Scrivi il Numero fattura (per esempio 128/2026) e controlla la Data fattura (di solito oggi).

   

6. Scegli se aggiungere un onorario su una riga a parte e controlla le caselle del bollo e dell'allegato (i campi sono spiegati nella tabella qui sotto). Guarda il Riepilogo della fattura.
7. Premi Crea la fattura e addebita (si attiva dopo aver scritto numero e data, quando il riepilogo è pronto). Il file XML si scarica nella cartella Download del computer. Se il numero è già di un'altra fattura dello stesso anno, Rimborsi Click lo chiede prima: Crea lo stesso oppure Cambio il numero. Se Rimborsi Click ha degli avvisi da darti, la finestra resta aperta con il riepilogo e gli avvisi: leggili e premi Continua. Altrimenti si chiude da sola.
8. L'addebito è registrato: le spese addebitate si colorano di verde ed escono dall'elenco, e compare «Addebito registrato: 3 spese nella fattura n. 128/2026.». Mentre Rimborsi Click scrive «Preparo il PDF con i giustificativi…», aspetta qualche secondo.
9. Si apre la finestra Allegato per la fattura elettronica: premi Scarica per avere il PDF con prospetto e ricevute (vedi più avanti).

   

10. Nel tuo gestionale importa il file XML e invialo allo SDI. Poi in Rimborsi Click premi Chiudi: ritrovi la fattura in Addebiti in fattura.

La finestra della fattura elettronica

È la stessa finestra sia da Addebita in fattura sia dal menu Proforma (lì si intitola «Proforma e fattura elettronica»). In alto ricorda il cliente e quante spese contiene; il pulsante Apri la proforma PDF scarica la proforma con le stesse spese, senza registrare niente.

Aliquote, cassa e ritenuta vengono dai Dati studio e avvisi (sezione Fattura elettronica): se gli onorari sono con IVA o in regime forfettario, la cassa previdenziale, la misura della ritenuta. Le spese anticipate restano escluse dall'IVA (art. 15); quelle di tipologie con IVA la mantengono, e così gli onorari registrati come spesa (per esempio l'onorario del deposito bilancio): se la tipologia è con IVA, aprendo la fattura anche le spese già registrate prendono la sua IVA. Nel regime forfettario nessuna spesa ha l'IVA, nemmeno in Da fatturare, nei PDF e nel fondo spese: quelle delle tipologie «con IVA» vanno in fattura senza IVA per il regime (N2.2). Se nei dati dello studio c'è l'IBAN, la fattura indica il pagamento con bonifico su quel conto. Il codice destinatario e la PEC vengono dalla scheda del cliente: senza codice destinatario la fattura parte con 0000000.

Il file si chiama con la partita IVA dello studio e un numero progressivo, per esempio IT01234567897_00001.xml: è il nome che lo SDI si aspetta.

Correggere a mano una riga della fattura

A volte una riga va scritta diversamente solo in questa fattura: un rimborso che il cliente vuole con l'IVA, un importo arrotondato, un testo più chiaro. Non serve cambiare la tipologia di spesa né riaprire la spesa.

1. Nella finestra della fattura elettronica, in Righe della fattura, premi la matita accanto alla riga.
2. Si apre Correggi la riga della spesa (o dell'onorario). Puoi cambiare:
   • Testo della riga in fattura: compare così nel file XML. La descrizione della spesa nell'archivio resta com'è.
   • Quantità e Prezzo unitario (senza IVA e senza cassa): l'Importo della riga si ricalcola da solo.
   • IVA: Esclusa da IVA (spesa anticipata in nome e per conto del cliente, art. 15; dal 1° gennaio 2027 art. 29; natura N1) oppure Con IVA al 22%, 10%, 5% o 4%. Negli studi in regime forfettario la scelta è tra esclusa (N1) e soggetta, che va in fattura senza IVA (N2.2). Per gli onorari si sceglie solo l'aliquota.
   • Aggiungi il contributo della cassa (solo per le spese con IVA, se lo studio ha la cassa attiva) e Soggetta alla ritenuta d'acconto (solo per gli onorari e le tipologie «compenso», quando la fattura applica la ritenuta).
3. Premi Applica alla fattura: la riga mostra modificata a mano e il Riepilogo della fattura si aggiorna subito, compreso il bollo proposto (che segue gli importi senza IVA). Ripristina, nella stessa finestra, toglie le correzioni della riga.
4. Crea la fattura come al solito. Prima di creare il file Rimborsi Click lo controlla con lo schema ufficiale: se una correzione non va bene (per esempio una quantità zero) compare un messaggio che dice quale riga sistemare, e il file non viene creato.

Le correzioni valgono solo per questa fattura: la tipologia di spesa e le altre fatture non cambiano. Quando la fattura diventa un addebito, quantità, importo, IVA e cassa corretti passano anche sulla spesa, così il prospetto con le ricevute, Addebiti in fattura, l'Excel e i report tornano con la fattura; il Registro attività tiene il valore di prima e quello nuovo. Il testo della riga resta solo nella fattura. Con le righe corrette, il pulsante in alto diventa Scarica la proforma PDF e la proforma mostra gli importi corretti; la stessa proforma va dentro l'XML. Anche il caricamento in Fatture in Cloud, Aruba o DeskSite usa le righe corrette.

Se mancano dei dati

Se allo studio o al cliente manca un dato obbligatorio per la fattura elettronica, al posto dei campi compare l'avviso arancione «Per creare la fattura elettronica mancano alcuni dati:» con l'elenco, per esempio «Studio: manca il regime fiscale.» o «Cliente: il CAP manca o non è valido (servono 5 cifre).».

• Le righe che iniziano con Studio: si correggono in Gestione › Dati studio e avvisi (lo fa l'amministratore dello studio).
• Le righe che iniziano con Cliente: si correggono nella scheda del cliente, in Clienti: servono partita IVA o codice fiscale, indirizzo, CAP di 5 cifre e comune.
• Poi chiudi e riapri la finestra. Intanto puoi comunque scaricare la proforma PDF e, da «Addebita in fattura», registrare solo l'addebito.

Il controllo di LIA prima dell'addebito

Quando premi Addebita in fattura, LIA guarda le spese spuntate. Se trova qualcosa, prima della fattura si apre la finestra Controllo delle spese con il riepilogo (cliente, quante spese, totale), l'elenco delle spese e il riquadro LIA ha controllato le spese.

• Togli dalla fattura toglie la spesa da questo addebito (resta da fatturare e perde la spunta anche nella pagina). Rimettila o Rimettile tutte annulla.
• Con più di tre spese per lo stesso motivo, Mostra tutte le fa vedere tutte.
• Sono solo controlli: «se va bene così, puoi addebitare lo stesso». Premi Continua con la fattura, oppure Annulla per tornare alla pagina.

Il controllo è fatto dal programma, senza intelligenza artificiale: c'è anche con il piano Base.

Fattura fatta altrove: registrare solo l'addebito

Se la fattura la emetti con il tuo gestionale e non vuoi il file XML di Rimborsi Click:

1. Prepara la fattura nel gestionale con una riga per il rimborso delle spese anticipate (di solito escluse dall'IVA ai sensi dell'art. 15 del DPR 633/72; chiedi al commercialista come preferisce). Le spese di tipologie con IVA vanno in una riga imponibile a parte: in Da fatturare le vedi con «+ IVA 22% = …» sotto l'importo.
2. In Rimborsi Click spunta le spese e premi Addebita in fattura; nella finestra della fattura elettronica premi Fattura fatta altrove: registra solo l'addebito. Se prima hai corretto a mano importo o IVA di qualche riga, il totale dell'addebito li tiene già e l'addebito li porta sulle spese.
3. Si apre la finestra Addebito in fattura con il riepilogo e l'elenco delle spese. Scrivi la Data fattura (obbligatoria) e, se vuoi ritrovare la fattura dal numero, il Numero fattura: qui è facoltativo. Anche il Totale della fattura (con onorari, cassa e IVA) è facoltativo: se lo scrivi, Rimborsi Click sa quanto deve pagare il cliente; non può essere meno del totale delle spese. Se la fattura ha la ritenuta d'acconto, scrivi anche la Ritenuta d'acconto: il cliente deve pagare il totale meno la ritenuta, e incassi e solleciti partono da lì.

   

4. Premi il pulsante Addebita … € (porta scritto il totale). Se cambi la data, LIA ricontrolla le spese con la nuova data.
5. Come sopra, le spese escono dall'elenco e si apre la finestra con il PDF da allegare alla fattura nel gestionale.

Un addebito senza numero compare in Addebiti in fattura come «senza numero».

Dal menu Proforma

Creare la fattura dal menu Proforma

1. Scegli il cliente, controlla le spunte e apri Proforma › Proforma e fattura XML.
2. Compila la finestra come spiegato sopra e scegli con Addebita anche le spese in questa fattura se registrare anche l'addebito. Premi Crea la fattura e addebita (o Crea fattura XML con l'interruttore spento). Il file si scarica nella cartella Download.
3. Prima di creare il file, Rimborsi Click lo controlla con lo schema ufficiale della fattura elettronica e con le principali regole dello SDI: se il file sarebbe scartato non lo crea (e il numero non va perso), mentre un controllo non superato compare tra gli avvisi come «Controllo SDI: …».
4. La finestra mostra «Fattura elettronica creata», il totale documento, l'eventuale ritenuta, il netto da pagare e gli avvisi da controllare.

   

5. Premi Chiudi. Con l'addebito, le spese escono dall'elenco e si apre la finestra del PDF. Senza addebito le spese restano da fatturare; potrai addebitarle più tardi con Fattura fatta altrove: registra solo l'addebito, scrivendo lo stesso numero.

La fattura proforma

È un PDF da mandare al cliente prima della fattura vera, o da usare per copiare gli importi nel gestionale. Contiene i dati dello studio, il cliente con il suo indirizzo, le spese divise tra escluse da IVA (art. 15) e con IVA, il totale da addebitare, l'elenco dei giustificativi e, nelle pagine seguenti, le loro copie. Riporta che è un documento senza valore fiscale. Si chiama per esempio «Proforma Rossi Costruzioni Srl 2026-10-04.pdf».

La finestra «Allegato per la fattura elettronica»

Dopo ogni addebito Rimborsi Click prepara un PDF unico: il prospetto delle spese addebitate seguito dalla copia di tutte le ricevute. Se hai creato la fattura XML con la casella Allega il PDF con il prospetto e le ricevute dentro l'XML, le ricevute sono già nel file XML e questo PDF ti resta come copia; se la fattura l'hai fatta altrove, è il PDF da allegare nel gestionale.

Cosa c'è nel PDF

La prima pagina è il prospetto: in alto i dati dello studio (quelli di Dati studio e avvisi), poi il cliente, il numero e la data della fattura, la tabella delle spese (data; la spesa, con la tipologia in grassetto e sotto la descrizione e gli estremi della pratica; importo; la quantità solo se una spesa ne ha più di una), i totali e l'elenco numerato dei giustificativi. Se ci sono spese con IVA, sono in una tabella a parte con imponibile, IVA e totale.

Seguono le copie dei giustificativi, una dopo l'altra, ognuna con la didascalia «Giustificativo 1», «Giustificativo 2»… come nell'elenco. Le foto vengono messe in pagina automaticamente.

Quanto c'è da recuperare: la stampa della situazione

Questa pagina è anche il riepilogo di quanto lo studio ha anticipato e non ha ancora addebitato: il totale in alto a sinistra e, cliente per cliente, i totali dell'elenco. Serve per un controllo a fine mese o a fine anno, o per rispondere a un cliente che chiede quanto deve. Per conservarla o mandarla, stampala in PDF:

1. Se vuoi il PDF di un solo cliente, fai prima clic su di lui nell'elenco a sinistra.
2. Premi Situazione PDF in alto a destra: si apre la finestra «Stampa la situazione in PDF».

   

3. In Situazione al scegli la data, per esempio il 31/12: conta solo le spese fino a quel giorno. Lasciala vuota per averle tutte, fino a oggi.
4. Se avevi scelto un cliente, decidi se stampare Tutti i clienti o Solo quel cliente.
5. Premi Apri PDF: il documento si scarica nella cartella Download, da cui puoi aprirlo, stamparlo o mandarlo.

   

Messaggi e avvisi