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Capitolo 26

Backup e ripristino

A cosa serve
Fare ogni giorno una copia di sicurezza di tutti i dati (spese, clienti, utenti, configurazione, giustificativi di tutti gli studi) e, in caso di guasto, rimetterla a posto.
Chi la usa
Solo l'amministratore dell'installazione.
Dove
Barra in alto: Gestione › Backup (colonna «Amministrazione»).
La pagina Backup con i backup disponibili a sinistra e le impostazioni a destra
La pagina Backup: a sinistra lo stato e i backup disponibili, a destra le impostazioni del backup automatico.

Lo stato dei backup

In cima al riquadro Backup disponibili un riquadro colorato dice com'è la situazione. È la prima cosa da guardare.

TitoloCosa vuol dire e cosa fare
I backup sono in ordine (verde)L'ultimo backup è di oggi o di ieri; il prossimo parte da solo all'ora indicata. Niente da fare.
Non c'è ancora nessun backupPremi Esegui ora per fare subito la prima copia.
Il backup automatico è spentoLe copie si fanno solo quando premi «Esegui ora». Riaccendi Backup automatico attivo e premi Salva.
L'ultimo backup è di N giorni faIl server era spento o in sospensione all'ora del backup. Lascialo acceso, cambia l'ora oppure premi «Esegui ora».
L'ultimo backup è incompleto (ambra)Il backup c'è, ma qualcosa non è entrato: file aperti o bloccati in quel momento, oppure la cartella dell'archivio di uno studio non raggiungibile (disco scollegato). Chiudi i file, ricollega il disco e premi «Esegui ora».
L'ultimo backup non è riuscito (rosso)Il riquadro dice il motivo, per esempio «il servizio non ha il permesso di scrivere nella cartella dei backup», «la cartella dei backup non è raggiungibile» o «non è stato possibile scrivere il file del backup» (disco scollegato o pieno), e la data dell'ultimo backup riuscito. Risolvi il problema e premi «Esegui ora».

Fare subito un backup

  1. Premi Esegui ora. Mentre lavora il pulsante diventa «Backup in corso…»: lascia aperta la pagina fino al messaggio di fine (può richiedere qualche minuto).
  2. Alla fine compare «Backup completato.» e il riquadro dello stato si aggiorna. Se il backup è stato fatto ma è incompleto compare «Backup fatto, ma incompleto: leggi il riquadro ambra.».
    Backup appena eseguito: riquadro verde e file nell'elenco
    Il backup appena fatto compare nell'elenco con data e dimensione.
  3. L'elenco mostra i backup con Data e Dimensione; sotto c'è la cartella del server in cui si trovano. La freccia Scarica accanto a un backup lo salva sul computer che stai usando: utile per tenerne una copia fuori dall'ufficio.

Se un backup è già in corso, un secondo non parte («Un backup è già in corso.»). Puoi anche chiedere a LIA «fai un backup adesso»: lo prepara e lo esegue dopo la tua conferma.

Impostazioni del backup automatico

Ogni giorno il server salva in un file zip il database, i giustificativi e le chiavi di cifratura di tutti gli studi. Se all'ora indicata il server è spento, il backup parte più tardi nella stessa giornata, appena il server è acceso.

CampoCosa fare
Backup automatico attivoLascialo acceso: il backup si fa da solo ogni giorno.
Ora del backupScegli dall'elenco l'ora, da 0:00 a 23:00. All'inizio è 2:00. Meglio di notte, quando nessuno lavora, ma il computer server deve essere acceso.
Conserva per (giorni)Per quanti giorni tenere i backup (all'inizio 30, almeno 1). I più vecchi si cancellano da soli; il più recente resta sempre.
Cartella di destinazioneDove salvare i backup: scrivi il percorso o sceglilo con Sfoglia… (vedi Scegliere la cartella con «Sfoglia»). Vuota: C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni\backup. Meglio un secondo disco o un disco USB collegato al server, così un guasto del disco principale non si porta via anche i backup.
SalvaSalva le impostazioni: «Impostazioni del backup salvate.». Finché non salvi, accanto compare «Modifiche non salvate» e «Esegui ora» usa ancora la cartella salvata.

Il servizio di Rimborsi Click gira con l'account di sistema del server: può scrivere sui dischi del server e sui dischi USB collegati, ma di solito non sulle cartelle condivise di altri PC. Se la cartella non va bene, sotto il campo compare «La cartella non è utilizzabile: …» con il motivo (permesso mancante, disco non collegato, percorso scritto male).

Cosa c'è in un backup

Ogni backup è un file .zip chiamato anticipazioni-AAAAMMGG-HHMMSS.zip (anno, mese, giorno, ora, minuti, secondi). Dentro ci sono:

  • anticipazioni.db: il database con spese, clienti, addebiti, utenti e configurazione di tutti gli studi;
  • allegati\: le ricevute e i PDF archiviati nella cartella predefinita;
  • annullati\: i giustificativi delle spese annullate;
  • chiavi\: le chiavi di cifratura di Rimborsi Click;
  • archivi\<numero studio>\: solo per gli studi con l'archivio in una cartella scelta da te. Dentro trovi il file _PERCORSO ORIGINALE.txt con il nome dello studio e la cartella da cui vengono.

Ripristinare un backup

Il ripristino si fa a mano sul computer server e rimette i dati com'erano al momento del backup: tutto quello registrato dopo va perso. Fallo solo dopo un guasto o un errore grave, meglio con l'aiuto del tecnico di fiducia. I passi principali sono riassunti anche nel riquadro «Ripristinare un backup» della pagina.

  1. Se il programma funziona ancora, premi Esegui ora: così hai anche una copia dei dati di adesso, se dovessi tornare indietro.
  2. Scegli il file .zip da ripristinare (di solito il più recente) e copialo sul Desktop del server.
  3. Ferma il servizio di Rimborsi Click: premi Win+R, scrivi services.msc e premi Invio; trova GestioneAnticipazioni, fai clic destro e scegli Arresta.
  4. Rinomina la cartella C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni in GestioneAnticipazioni-vecchia e crea una nuova cartella vuota C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni. (La cartella ProgramData è nascosta: scrivi il percorso nella barra degli indirizzi di Esplora file.)
  5. Estrai tutto il contenuto dello zip dentro C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni (clic destro sullo zip → Estrai tutto).
  6. Se lo zip contiene la cartella archivi: per ogni sottocartella leggi il file _PERCORSO ORIGINALE.txt e copia il contenuto di quella sottocartella nella cartella indicata.
  7. Riavvia il servizio: in services.msc, clic destro su GestioneAnticipazioni → Avvia.
  8. Apri Rimborsi Click e controlla che ci siano le ultime spese. Se tutto è a posto, puoi cancellare la cartella GestioneAnticipazioni-vecchia.
Su un computer diverso

Se ripristini il backup su un altro computer (per esempio dopo aver cambiato il server), prima installa Rimborsi Click sul nuovo computer, poi segui la procedura. Dopo il ripristino:

  • riscrivi la password della posta in uscita in Gestione › Lettura AI e posta: è cifrata con le chiavi del vecchio computer (la chiave dell'intelligenza artificiale è inclusa e non va reinserita);
  • apri la pagina Licenza e premi Verifica ora la licenza. Se la verifica non riesce o, inserendo di nuovo il codice, compare un messaggio del portale come «La licenza è già attiva su tutti i server consentiti.», apri una richiesta nella pagina Assistenza per spostare la licenza sul nuovo server.
Suggerimento

Una volta al mese scarica l'ultimo backup con la freccia Scarica e conservalo in un posto diverso (per esempio una chiavetta tenuta fuori ufficio o un cloud dello studio).

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