Nuova anticipazione

A cosa serve

Registrare una spesa pagata per un cliente, con la sua ricevuta; oppure aprire, correggere, annullare o ripristinare una spesa già registrata.

Chi la usa

Tutti. È la pagina che userai più spesso.

Dove

Menu Nuova anticipazione (gruppo «Registra le spese»), oppure il pulsante Nuova anticipazione in Dashboard e in Anticipazioni. In Da fatturare il pulsante Aggiungi spesa apre questa pagina con il cliente già scelto. Una spesa già registrata si apre facendo clic sulla sua riga nell'elenco Anticipazioni, oppure sul nome della spesa in Da fatturare.

Com'è fatta

• In alto: il collegamento ← Indietro (ti riporta alla pagina da cui sei arrivato; se ci passi sopra con il mouse ti ricorda che quello che non hai salvato va perso), l'icona e il titolo, poi il riquadro «A cosa serve questa pagina».
• A sinistra il riquadro Giustificativi, dove carichi le ricevute. Sul telefono questo riquadro sta in cima alla pagina.
• A destra il modulo con i dati della spesa e, sotto, i pulsanti.
• Per una spesa già registrata il titolo dice che cos'è, per esempio «Visura camerale storica – Rossi Costruzioni Srl», con accanto il numero (n. 12) e sotto lo stato (Da addebitare, Addebitata o Annullata). In fondo trovi lo Storico modifiche.

I campi del modulo

I campi con l'asterisco (*) sono obbligatori. Gli estremi della pratica (tipo, data, protocollo) e la descrizione vengono stampati nel prospetto allegato alla fattura: più sono chiari, meno domande farà il cliente.

Pulsanti

Mentre Rimborsi Click salva, legge una ricevuta o sta ancora ricevendo i file, i pulsanti restano grigi: aspetta qualche secondo.

Procedura A – Spesa con prezzo di listino (per esempio due visure)

1. Apri Nuova anticipazione. Il cursore è già nel campo Cliente.
2. Scrivi le prime lettere del nome del cliente (per esempio «ross») e fai clic sul cliente giusto nell'elenco.

   

3. Controlla la Data: se la spesa è di un altro giorno, correggila prima di scegliere la tipologia (vedi il riquadro «Da ricordare» qui sotto).
4. Fai clic su Tipologia di spesa e scegli, per esempio, «Visura camerale storica».

   

   L'Importo unitario si compila da solo con il prezzo di listino (sotto compare «Listino: 7,00 €»), il mezzo abituale della tipologia viene proposto e la Descrizione si scrive da sola con la società e la data della visura.
5. Controlla il Mezzo di pagamento, scrivi la Quantità (2) e, se vuoi, correggi la Descrizione. Il Totale si aggiorna da solo.

   

6. Se hai la ricevuta, caricala nel riquadro Giustificativi (vedi la procedura B). Per le visure spesso non serve.
7. Premi Salva. In basso a destra compare il messaggio «Anticipazione salvata.»; il titolo diventa quello della spesa, con il numero e lo stato Da addebitare.

   

Procedura B – Spesa con ricevuta e importo dal giustificativo (per esempio una pratica SUAP)

1. Apri Nuova anticipazione e scegli il cliente.
2. Trascina la ricevuta (PDF o foto) dentro il riquadro Giustificativi, oppure fai clic sul riquadro e scegli il file dal computer. Il file compare nell'elenco con l'etichetta da salvare: non è ancora stato salvato.

   

3. Scegli la Tipologia (per esempio «Pratica SUAP»): sotto l'importo compare «Importo dal giustificativo». Scrivi l'importo che leggi sulla ricevuta, il mezzo di pagamento e, se ci sono, gli estremi della pratica (tipo, data, protocollo). Con il piano Plus e la lettura automatica attiva questi campi li compila Rimborsi Click: controllali (vedi più avanti).

   

4. Premi Salva. Il giustificativo viene salvato e spostato nella cartella del cliente, con un nome ordinato (data, tipologia, numero della spesa e nome originale).

   

Procedura C – Più spese dello stesso cliente, una dopo l'altra

1. Compila la prima spesa come sopra.
2. Invece di Salva premi Salva e inserisci un'altra.
3. La spesa viene salvata e il modulo si svuota, ma il cliente resta scelto. Compila la spesa successiva e ripeti.
4. All'ultima premi Salva.

Puoi registrare una spesa anche chiedendolo a LIA, per esempio «registra una visura per Rossi»: LIA prepara la spesa e la registra solo dopo la tua conferma.

I controlli prima di salvare

Rimborsi Click controlla che la stessa spesa non venga registrata due volte e che la ricevuta sia quella giusta. Non blocca niente: ti avvisa e decidi tu.

• Spesa molto simile a una già registrata. Se per lo stesso cliente c'è già una spesa con la stessa tipologia e lo stesso importo, con una data a non più di 3 giorni di distanza, il primo Salva si ferma e sotto il modulo compare il riquadro LIA ha un dubbio: «Sembra già registrata: spesa n. … del …». Premi Apri la spesa n. … per controllarla in un'altra scheda; se è davvero un'altra spesa, premi di nuovo Salva oppure Registra comunque. Le spese annullate non contano, e due spese con protocolli o descrizioni diversi non sono considerate doppioni.

  

• Ricevuta già caricata. Se carichi un file identico a un giustificativo già salvato (anche in un'altra spesa, anche se era una foto poi trasformata in PDF), compare la finestra Giustificativo già caricato con la spesa in cui si trova: scegli Non caricarlo oppure Carica comunque.
• Stesso protocollo. Se per lo stesso cliente c'è già una spesa con lo stesso protocollo, al salvataggio compare Spesa forse già registrata con il collegamento alla spesa esistente: aprila per controllare, poi scegli Sì, salva o No, controllo.
• Ricevuta di un altro soggetto. Con la lettura automatica, se la ricevuta è intestata a qualcuno diverso dal cliente scelto, al salvataggio compare Ricevuta di un altro soggetto?: potrebbe essere la ricevuta sbagliata. Premi No, controllo per tornare al modulo, oppure Sì, salva se la spesa è davvero di quel cliente (per esempio la visura di un'altra società richiesta da lui).

Messaggi che puoi vedere

Se premi Salva e manca qualcosa, i campi obbligatori vuoti diventano rossi con la spiegazione sotto e il cursore va sul primo:

Aprire e modificare una spesa già registrata

1. Apri Anticipazioni, trova la spesa (vedi il capitolo 12) e fai clic sulla sua riga. In alternativa, da Da fatturare fai clic sul nome della spesa.
2. Si apre la pagina della spesa, con il numero e lo stato sotto il titolo.
3. Se lo stato è Da addebitare, correggi quello che serve: puoi cambiare tutti i campi, anche il cliente, aggiungere o eliminare giustificativi.
4. Premi Salva. Se hai cambiato cliente o tipologia, Rimborsi Click sposta e rinomina da solo i giustificativi nella cartella giusta. Le spese collegate ancora da addebitare seguono cliente, data ed estremi della pratica della principale.

Sotto il modulo leggi chi ha inserito la spesa e quando, e chi l'ha modificata per ultimo. In fondo alla pagina il riquadro Storico modifiche (N) (fai clic per aprirlo) mostra tutte le modifiche fatte a questa spesa: chi, quando e cosa è cambiato (valore prima → valore dopo).

Eliminare un giustificativo salvato

1. Apri la spesa (deve essere Da addebitare).
2. Nel riquadro Giustificativi premi il cestino accanto al file.
3. Nella finestra «Elimina allegato» («Eliminare definitivamente …?») premi Elimina. Per rinunciare premi Annulla.

Annullare e ripristinare una spesa

Usa Annulla anticipazione quando una spesa è stata registrata per errore, due volte, oppure non va fatta pagare al cliente. La spesa non viene cancellata: resta nell'elenco con lo stato Annullata e il motivo, ma non compare più in «Da fatturare» né nei totali.

1. Apri la spesa (deve essere Da addebitare).
2. In basso a destra, sotto il modulo, premi Annulla anticipazione.
3. Nella finestra scrivi il Motivo dell'annullamento (per esempio «Registrata due volte»). Il pulsante di conferma si attiva solo dopo aver scritto qualcosa.

   

4. Premi il pulsante rosso Annulla anticipazione nella finestra. Per rinunciare premi invece Annulla (a sinistra) o Esc.
5. Compare «Anticipazione annullata.». La spesa diventa Annullata; in alto compare «Annullata: » con il motivo e il modulo diventa di sola lettura.

   

Per ripristinarla, apri la spesa annullata e premi Ripristina: compare «Anticipazione ripristinata.», la spesa torna Da addebitare e ricompare in «Da fatturare». IVA e cassa vengono ricalcolate con le impostazioni attuali della tipologia.

Le ricevute di una spesa annullata escono dalla cartella del cliente nell'archivio (restano conservate da Rimborsi Click, fuori dall'archivio), così nella cartella trovi solo le spese vere. Se ripristini la spesa, tornano al loro posto. Le spese collegate (per esempio i diritti del deposito bilancio) vengono annullate o ripristinate insieme alla principale.

Una spesa già addebitata in fattura

Una spesa Addebitata è bloccata: il modulo è in sola lettura, non ci sono i pulsanti Salva e Annulla anticipazione. In alto un riquadro verde dice in quale fattura è stata addebitata, per esempio «Addebitata nella fattura n. 128/2026 del …» (oppure «fattura senza numero»). Il collegamento PDF allegato alla fattura apre il PDF con le ricevute di quella fattura.

È una protezione: la spesa è già scritta in una fattura e nel PDF allegato. Se devi davvero correggerla:

1. Chiedi a un amministratore dello studio di stornare l'addebito dalla pagina Addebiti in fattura (menu ⋮ della fattura › Storna addebito…). La finestra di conferma riepiloga cliente, fattura e importo e spiega cosa succede: tutte le spese di quella fattura tornano in «Da fatturare», IVA e cassa vengono ricalcolate, la copia del PDF nella cartella «Fatture» del cliente viene cancellata e l'addebito resta nello storico come «stornato».
2. Apri la spesa e correggila (oppure annullala, indicando il motivo).
3. Rifai l'addebito dalla pagina Da fatturare con le spese giuste.
4. Nel tuo programma di fatturazione sistema la fattura: se è già stata inviata al Sistema di Interscambio, di solito serve una nota di credito e una nuova fattura. Chiedi al commercialista come procedere.

La lettura automatica della ricevuta (piano Plus)

Con il piano Plus e la lettura automatica attiva (l'amministratore la accende in Gestione › Lettura AI e posta, vedi il capitolo 25), quando carichi una ricevuta Rimborsi Click la fa leggere all'intelligenza artificiale. Il riquadro di caricamento lo dice: «L'AI riconosce cliente, tipologia, importo e data.». Mentre legge vedi «Lettura del giustificativo in corso…». Poi:

• compila da solo data, tipologia, importo (con quantità 1), tipo, data e protocollo della pratica e una descrizione;
• se hai caricato più ricevute insieme, il modulo lo compila la prima; per le altre compare «…: letto. Per usarne i dati nel modulo premi la bacchetta accanto al file.»: premi le stelline ✦ accanto a quel file;
• mostra sotto il riquadro Dati letti dal giustificativo: documento, ente, data, numero di ricevuta, pratica, tipologia riconosciuta, intestatario, le singole voci di costo e il totale;
• mostra il messaggio «Dati letti dal giustificativo: verificali prima di salvare.».

Il cliente riconosciuto dalla ricevuta

Se carichi la ricevuta prima di scegliere il cliente, Rimborsi Click legge a chi è intestata e cerca il cliente tra quelli attivi (per nome, partita IVA o codice fiscale):

• se lo trova, compare la finestra Conferma il cliente («Il giustificativo è intestato a … Registrare la spesa per questo cliente?»): premi Sì, è questo cliente oppure No, lo scelgo io;
• se non lo trova e nella ricevuta ci sono i dati di chi l'ha pagata, sotto il campo Cliente compare il riquadro di LIA che propone di crearlo (vedi qui sotto);
• se nella ricevuta non c'è un intestatario (per esempio una marca da bollo), un avviso ti chiede di scegliere il cliente nel modulo.

Il cliente della ricevuta non è in archivio

Quando la ricevuta è intestata a qualcuno che non è tra i tuoi clienti, LIA lo dice e spiega perché, per esempio «Nella ricevuta c'è la P.IVA 01234567890 di Rossi Srl, che non è tra i tuoi clienti.». Nel riquadro LIA ti propone un nuovo cliente trovi i dati letti dalla ricevuta già scritti: ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, CAP, città e provincia.

1. Controlla i dati con la ricevuta e correggi quello che serve. Un codice fiscale o una partita IVA che non tornano si vedono subito in rosso sotto il campo.
2. Leggi la riga «Per la fattura elettronica mancano ancora: …» (per esempio il codice destinatario SDI o la PEC): puoi creare il cliente lo stesso e completarlo dopo dalla pagina Clienti.
3. Premi Crea il cliente e usalo: il cliente viene creato in anagrafica e scelto per la spesa. Il messaggio «Cliente «…» creato e scelto per questa spesa.» lo conferma.
4. Se non è un cliente da creare (per esempio la visura di un'altra società richiesta da un tuo cliente), premi Lascia perdere e scegli il cliente nel modulo.

Prima di creare, Rimborsi Click cerca i doppioni. Se c'è già un cliente con la stessa partita IVA o lo stesso codice fiscale, anche disattivato, il riquadro diventa LIA ha trovato un cliente e propone Usa «…» (oppure Riattiva e usa «…» se era disattivato): un doppione non si crea. Se invece c'è un cliente con un nome molto simile («Rossi S.r.l.» e «ROSSI SRL», o una lettera sbagliata), propone prima quello: premi Usa «…» se è lui, oppure No, è un altro: crealo.

Se un collega ha appena creato lo stesso cliente, alla conferma leggi «C'è già «…» con lo stesso codice fiscale o partita IVA: usa quello.» e il riquadro propone di usare quello.

Con il piano Base la ricevuta non si legge, quindi i dati non si propongono da soli: premi Nuovo cliente sotto il campo Cliente e scrivi tu i dati (solo il nome è obbligatorio; se l'hai già scritto nel campo Cliente è pronto). Nel riquadro una riga ricorda che con il piano Plus LIA legge dalla ricevuta nome, codice fiscale, partita IVA e indirizzo e te li propone già scritti.

Se il cliente l'avevi già scelto, la lettura non lo cambia mai. Se la ricevuta è intestata a un'altra persona o società (per esempio la visura di un'altra società richiesta dal cliente), nel riquadro «Dati letti» compare un avviso giallo: la spesa resta a carico del cliente scelto e al salvataggio ti viene chiesta conferma.

Quale data prende la lettura automatica

La data della spesa è il giorno in cui lo studio ha sostenuto la spesa: la data del pagamento, della ricevuta o dell'estrazione del documento. Non è la data di cui parla il documento. Esempio: la copia dello «Statuto aggiornato del 24.10.2025» scaricata dal Registro Imprese riporta in alto la data di estrazione, per esempio 04/08/2026: la spesa è del 04/08/2026, mentre il 24/10/2025, la data dell'atto, finisce nel Tipo pratica («Copia statuto aggiornato – atto del 24/10/2025»). Lo stesso vale per visure e certificati. Dei PDF lunghi vengono lette solo le prime 3 pagine. Controlla sempre la data proposta.

Se la lettura sbaglia o non riesce

1. Controlla sempre i campi compilati confrontandoli con la ricevuta, soprattutto importo, data e tipologia.
2. Se un dato è sbagliato, correggilo a mano nel modulo: vale quello che scrivi tu. Poi premi Salva.
3. Se hai fatto confusione con le correzioni, premi Riapplica ai campi per ripartire dai dati letti.
4. Se la lettura sembra del tutto sbagliata (ricevuta sfocata, pagina storta), premi le stelline ✦ accanto al file per farla rileggere, oppure carica una scansione più nitida.
5. Se la tipologia risulta «non riconosciuta», sceglila tu dall'elenco.
6. Se compare l'avviso «La lettura automatica di «…» non è riuscita: compila i campi a mano, oppure riprova.», premi Riprova nell'avviso oppure scrivi i dati a mano. Se succede sempre, avvisa l'amministratore (vedi il capitolo 25).

Con il piano Base

Il piano Base non comprende la lettura automatica: le ricevute si caricano e si salvano allo stesso modo, ma i dati li scrivi tu. Sotto l'elenco dei file leggi «La lettura automatica e LIA con l'intelligenza artificiale sono comprese nel piano Plus.» con il collegamento Chiedi il passaggio a Plus, che apre una richiesta in Assistenza (vedi anche Licenza). Tutti i controlli sui doppioni (LIA ha un dubbio, Giustificativo già caricato, Spesa forse già registrata) funzionano anche con il piano Base. Con il piano Plus ma la lettura spenta leggi invece «La lettura automatica dei giustificativi non è attiva. L'amministratore può abilitarla in Amministrazione › Lettura AI.».

Spese ricorrenti

Il diritto annuale della Camera di commercio, il rinnovo della PEC o della firma digitale tornano ogni anno per gli stessi clienti. In Spese ricorrenti li prepari una volta sola; 30 giorni prima della scadenza compaiono in Da confermare e nella Dashboard.

1. Premi Nuova ricorrenza: scegli tipologia, giorno e mese della scadenza (per il diritto annuale il 30 giugno), un importo fisso se c'è (se lo lasci vuoto vale quello dell'ultima spesa uguale del cliente) e i clienti. Copia dall'anno scorso spunta i clienti che l'anno prima hanno avuto una spesa di quella tipologia.
2. Quando le spese arrivano in Da confermare, controlla gli importi proposti, spunta le spese e premi Conferma: diventano anticipazioni con la data di oggi, pronte da fatturare.
3. Se quest'anno una spesa non c'è (per esempio il cliente paga da sé il diritto annuale con F24), premi Salta quest'anno: tornerà l'anno prossimo.

In Le ricorrenze trovi i clienti di ogni tipologia, con l'interruttore per sospenderne uno e il cestino per toglierlo. Le spese già registrate non cambiano.

Ricevuta intestata allo studio

Nella scheda della spesa, Ricevuta intestata allo studio serve quando il documento non è intestato al cliente. Un'anticipazione esclusa da IVA (art. 15) dovrebbe avere la ricevuta intestata al cliente: prima dell'addebito Rimborsi Click lo ricorda e suggerisce di valutare il riaddebito come rimborso con IVA. È un avviso: la decisione resta tua.